|
Мы предоставляем не только актуальную информацию по всем направлениям жизнедеятельности офисного бизнеса, но и маркетинговые услуги как агентство, входящее в состав группы «Текарт».
Наша специализация: товары и услуги для офиса.
Если перед вами стоят задачи по стратегии продвижения вашего бизнеса, увеличению продаж, поиск новых партнеров и многое другое, мы решим любую поставленную задачу, являясь экспертом в данной области.
|
|
|
|||||||||||||||||||||
Справочно-аналитический ресурс обеспечения офиса |
|
|
||||||||||
|
Главная >> Управленческий и it-консалтинг >> Статьи >> Делопроизводство и документооборот в компании |
|
СтатьиДелопроизводство и документооборот в компании Делопроизводство в компании — это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством. Невнимание к грамотной организации делопроизводства может привести к непредвиденным расходам, например, на оплату судебных издержек, штрафных санкций налоговой, технической, санитарной и других инспекций, а также к административной и уголовной ответственности. Беспорядок в делопроизводстве способствует исчезновению таких нужных и важных первичных источников информации, как приказы, сметы, хозяйственные договоры и бухгалтерские документы. В этом могут быть заинтересованы, как отдельные безответственные сотрудники, так и целенаправленно действующие группы, преследующие свои корпоративные интересы. Чем крупнее фирма, тем сложнее установить и поддерживать оптимальное делопроизводство.
Код по ОКПО может быть изображен на бланке юридического лица, изготовленном типографским способом, а код по ОКПУ проставляется только на унифицированных документах, предусмотренных перечнем управленческой документации. Реквизиты 6 и 7 указываются в именительном падеже в строгом соответствии с названиями, поименованными в правовых актах (Устав, Положение, Указ, Постановление и т.д.). Реквизит 8 указывается только на документах, используемых внутри организации. Реквизит 9 используется при переписке и не нужен на документах внутреннего пользования. Банковские реквизиты указываются обычно на письмах по вопросам расчетно-денежных операций. Реквизит 10 проставляется на всех служебных документах, кроме писем. Он указывается прописными буквами (ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ и т.д.), после названия юридического лица. Реквизит 11 приводится арабскими цифрами обязательно на одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например, 30.09.08. В юридических и финансовых документах допускается применять словесный или словесно-цифровой способ. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, входящему и внутреннему документу при его регистрации. Реквизит 13 проставляется на ответах ниже даты и индекса письма. Реквизит 14 указывается ниже даты и индекса документа, кроме писем на бланках, где имеется почтовый адрес. Реквизит 15 отмечается в правом верхнем углу, если документ содержит информацию ограниченного распространения или коммерческую тайну. В государственных организациях используется гриф «Для служебного пользования», а в прочих юридических лицах — «Конфиденциально». Реквизит 16 проставляют вверху справа на документах внешнего и внутреннего использования. При направлении бумаги в разные организации, реквизит 16 не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресами не пишется. Если необходимо отправить в пять и более адресов, то оформляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один адрес после названия организации, должности и фамилии адресата. Реквизит 17 состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности утверждающего лица, личной подписи и ее расшифровки (фамилия и инициалы), даты утверждения. Если документ оформлен не на официальном бланке, то необходимо в наименование должности включить название юридического лица. При утверждении документа приказом или протоколом реквизит 17 состоит из слова «УТВЕЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, даты и номера. Действующим стандартом реквизит 17 предусмотрен для следующих документов:
Реквизит 19 проставляется сверху слева, после реквизитов бланка, и грамматически согласовывается с названием документа. Реквизит 20 проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Это обозначается буквой «К» или словом «Контроль», выделенных цветом или специальным штампом. Отметка ставится на поле документа, слева от реквизита 19. Реквизит 21 должен отвечать следующим требованиям:
В реквизит 23 входят: наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Если подписей несколько, их располагают одну под другой по нисходящей должностей. Если должности одинаковые, подписи располагают на одном уровне. При отсутствии должностного лица, подпись которого была ранее заготовлена, ставится «Зам.» или «И.о.» и расшифровка фамилии фактически подписавшего лица. Реквизит 24 разный для внешнего и внутреннего согласования. При внешнем — ставится гриф «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности, подписи и ее расшифровки, даты согласования, а при внутреннем производится визирование документа с проставлением должности, подписи и ее расшифровки, а также даты согласования. Если требуется для документа несколько согласований, то их выносят на отдельный лист, оставляя достаточно места для грифа и печатей. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется проводить в такой последовательности:
Реквизит 26 ставится на наиболее важных документах и подтверждает их подлинность. Печати бывают гербовые и простые. В коммерческих структурах используются простые круглые печати. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должности подписавшего. Действующим стандартом предусмотрены следующие виды документов, на которые ставится круглая печать:
Реквизит 28 располагают на лицевой или оборотной стороне первого листа документа в левом нижнем углу. Реквизит 29 включает сведения об исполнении, надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ в целях его последующего использования. Отметка должна быть датирована и подписана исполнителем или руководителем структурного подразделения. Она проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Реквизит 30 указывается на нижнем поле документа и помечается подписью лица, выполнившего перенос. Реквизит 31 проставляется на входящих документах специальным штампом или от руки. В нем указываются: наименование получателя, дата поступления и регистрационный номер. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. В любой компании используются в работе следующие виды основных внутренних документов:
Кроме того, на предприятии и в учреждении создаются или обращаются и многие другие виды документов, в том числе: договоры и соглашения, задания, инструкции и нормативы, перечни и реестры, отчеты и заключения, программы и планы, расценки и сметы, стандарты и технические условия и т.п. Все это обилие документов с различными сроками обновления и замены постоянно должно быть легко доступно для последующего использования. В связи с этим, в компании должна действовать утвержденная руководителем номенклатура дел, куда по назначению и подшиваются соответствующие документы. Делопроизводство служит надежной опорой, а не источником дополнительных проблем только тогда, когда оно грамотно организовано, ведется систематически и скрупулезно, исключая всякие неоправданные упрощения и безответственную самодеятельность. Лев Михайлович Макаревич, Источник: Элитариум: Центр дистанционного образования Читайте также:
|
|
|
||||||||||
|
Archive.Officemart.ru - Архив OfficeMart.Ru за 2000-2005 г.г. (Канцелярские и офисные товары). © 2000 - 2024 OfficeMart.ru – проект маркетинговой группы "Текарт".
Политика в отношении обработки персональных данных |