Статьи

Волк-одиночка или командный игрок?

Коллаж: Владимир Басов

Правильное управление собственным временем поможет не только успешному персональному планированию, но и позволит повысить эффективность работы компании в целом.

В компании, занимающейся продажей строительных материалов, в отделе продаж работало десять менеджеров. У каждого компьютер, рабочее место и т.д., каждый пришел в компанию уже с «богатым опытом». В первый месяц проблем не было. Менеджеры быстро и оперативно делали свое дело. Проблемы начались, когда один из них, ведущий переговоры с актуальным клиентом, заболел и не вышел на работу. На следующий день руководитель отдела продаж понял, что десять уникальных и гениальных людей, работающих каждый по своей схеме, – это не команда, а набор эффективных одиночек.

Дело в том, что найти материалы в компьютере, а уж тем более на рабочем столе отсутствующего сотрудника оказалось нереально. На телефонные звонки он не отвечал, поэтому начальник отдела Семен Петрович только к обеду смог найти нужные документы и продолжить работу с клиентом. После этого случая руководитель серьезно задумался о том, как хранятся документы, и понял, что разобраться в «творческом хаосе» может только хозяин рабочего места. И то ему требуется не одна минута на поиск нужного документа, файла и т.д.

В тот день Семен Петрович принял решение ввести единообразие в хранении информации, но его нововведения потерпели крах. Никто не соглашался делать, как он говорил. Каждый считал себя гением и настаивал, что его способ самый-самый лучший. С чем столкнулся руководитель? Правильно, с сопротивлением персонала. «А если мне удобнее хранить документы на рабочем столе, а не на сервере?» – возражениям не было конца. Если вы столкнулись с подобным, значит совершили базовую ошибку – стандарты следует обсуждать с уже работающими сотрудниками, а новым выдавать сразу при приеме на работу. Согласен – работаешь, нет – ищи другое место. Тогда в дальнейшем не будет сопротивления хорошим нововведениям. И это только одно из правил тайм-менеджмента.

Организовать время

«Вы говорите, время проходит? Это ошибка. Время стоит. Проходите вы». У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего то на работу, то с работы, часто возникают проблемы со временем. «Цейтнот, дел полно, сделать не успеваю». «Постоянно на работе, на семью и на себя времени нет совсем». «Чего-то вроде делал целый день, а куда время ушло – непонятно». Время – это ресурс, данный каждому из нас с рождения. Времени у всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть сон, это около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого огромен. И если кто-то скажет вам: «У меня нет времени», теперь вы знаете: этот человек заблуждается.

Чтобы таких вопросов не возникало, придуман тайм-менеджмент – искусство эффективной организации времени. Задача тайм-менеджмента – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Тайм-менеджмент (ТМ) можно разделить на персональный и корпоративный. Персональный ТМ – когда я выстраиваю взаимоотношения с окружающим миром таким образом, чтобы успевать больше, быстрее достигать своих личных целей.

Корпоративный ТМ – стандарты работы, позволяющие группе людей (команде) эффективнее выполнять поставленные цели компании. Корпоративный тайм-менеджмент имеет несколько масштабов: отдел, подразделение и вся компания. Дело в том, что можно наладить ТМ в конкретном отделе. А можно обязать всю компанию целиком следовать введенным правилам. При этом нужно понимать, что основой корпоративного ТМ является персональный тайм-менеджмент.

Неправда про тайм-менеджмент

Часто в разговоре об организации времени приходится слышать: «О, четко все планировать – это не для меня…», «Я пробовал, но это оказалось очень сложно…», «Я и так занят, некогда еще и тайм-менеджментом заниматься». Чтобы научиться эффективно организовывать свое время, давайте сначала разберемся, какие заблуждения часто возникают у людей при поверхностном знакомстве с этой темой.

Миф первый: тайм-менеджмент – это жесткое планирование дня. Часто люди думают, что стоит им заняться организацией времени, придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом заталкивать себя в рамки составленного плана. На самом же деле у большинства людей нет никакой необходимости в таком жестком планировании своего дня. Планирование времени – очень важная составляющая тайм-менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе не обязательно. Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: составляется список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности, смотрим по ситуации.

Миф второй: тайм-менеджмент – только для логиков и упорядоченных людей, не подходит для спонтанных и творческих личностей. Мол, для этого нужен особый тип личности. Придумать дизайн открытки, изобрести конструкцию эргономичного стола, написать главу для новой книги… Попробуй скажи, сколько на это понадобится времени. А еще ведь нужно определенное состояние, вдохновение, идеи… Однако творческая работа – не повод пускать дела на самотек. Организация времени все равно нужна: надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять.

Дело в том, что не стоит пытаться затолкать творческих людей в классический тайм-менеджмент с жестким планированием. Нужно всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не с 14.00 до 16.00 – придумать концепт фирменного стиля, а задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные; 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере. И дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.

Коллаж: Владимир Басов

Миф третий: «Мне некогда заниматься тайм-менеджментом». Бывает, человек настолько загружен работой, что кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще: «И так времени нет, а тут еще вы со своим тайм-менеджментом!» На деле же такая ситуация – сигнал, что как раз пора заняться организацией времени. Это все равно что в тонущей лодке вычерпывать руками воду и говорить: «Я делом занят, а вы тут лезете, говорите дырку заткнуть!» Тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие. В течение 15 минут вечером проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтрашний, 15 минут утром уточнить план на день – и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у нас в кармане.

Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься криво. Так, что вы на него много потратите и мало получите. Попробуйте одновременно использовать напоминалки в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере – такой бардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена. Занимайтесь тайм-менеджментом правильно – и он будет для вас быстрым и удобным.

Миф четвертый: тайм-менеджмент – это сложно. Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось… С понедельника – круглосуточный хронометраж, планирование дня с утра до вечера, и выбрасываем все бесполезные развлечения. Со вторника еще бегать, ходить на фитнес и вставать в четыре утра. Два-три дня – и такой тайм-менеджмент на этом заканчивается. ТМ сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно, если взвалить на себя много и сразу. Легко – если использовать только то, что нужно. Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант – прочитать указания на упаковке, и через 15 минут обед готов. Сложный вариант – поехать в магазин за кулинарной книгой и потом всю ее прочитать от корки до корки, прежде чем приступать к собственно варке макарон. Абсурд? Да. Не повторяйте этого в тайм-менеджменте.

Миф пятый: тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни. «Все заранее спланировано, никаких неожиданностей – это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» – довольно стандартные возражения против организации времени. Знаете, в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это очень нравится. Если у вас деловая встреча в 20.00, скорее всего, вы будете рады приехать вовремя и ваш партнер, наверное, тоже. Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете степень спланированности и спонтанности вашей жизни. Когда надо – спланировали и организовали, когда надо – отпустили поводья и дали простор спонтанности.

Правда про ТМ

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно хотим достичь. Человек без цели, старательно что-то делающий, – как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, но не зная курса. Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере?

Не спешите сразу брать пример с Гейтса – начните с того, что определите четыре ваши главные цели на этот год. Держите их на виду, помните о них и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения. Скорее всего, вам много чего хочется в жизни, причем желательно все и сразу. Однако очень сложно разорваться на все стороны (да и для здоровья вредно). К тому же попытка достичь сразу многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна. Потому – необходимо выбирать главное. Отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно, – очень ценное для организации времени умение. Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольшую отдачу. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени.

Начните обращать на это внимание. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?), во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго, а в-третьих, есть небольшое количество действительно важных дел и вот их-то как раз нужно выполнить по полной.

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо чувство времени. Это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы – 40 минут, попить чаю – 10 минут, ответить на письма – полчаса. Это чувство подсказывает, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не нужно умом гадать, хватит полчаса или нет, нужно именно почувствовать: вот на это уйдет полчаса. Это чувство есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Притом не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать.

Если вы наметили цель и убедились, что она действительно важна, надо начинать действовать. Но не вслепую, а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно, и в правильный момент. Это как строительство дома. Если плана нет, сначала привезут черепицу, потом начнут делать фундамент. Когда сделают фундамент, окажется, что еще нет материала для стен, – работа застопорится. Пока делают стены, сгниет черепица. Потом выяснится, что забыли подвести канализацию…

Планирование личного времени может быть жестким и гибким. Жесткое – наметить четкий план, привязав каждое дело к определенному времени, и этому плану следовать. Гибкое – наметить список дел, а делать их в той очередности и тогда, когда это актуально (подходят внешние условия, ваше состояние).

Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование, вам решать. В целом можно сказать, что жесткое планирование удобно в масштабах года. В мае пойти на курсы английского, в июне – командировка, в августе – двухнедельный отпуск, за сентябрь создать интернет-магазин. Гибкий план удобен для использования в течение дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела – пишем список и выполняем дела из списка. В какой последовательности и когда именно, решаем по ситуации. Главное – план должен быть. Второе – план должен быть гибким, чтобы его можно было подогнать под обстоятельства.

Сколько тайм-менеджмента мне нужно?

В каком объеме самоорганизация нужна лично вам? Простор широкий, от небольшого планнера для записи основных событий недели (вторник, вечер – встреча с друзьями, среда – позвонить заказчику проекта в 15.00 и т.д.) до полной системы целей на жизнь.

Давайте условно поделим организацию времени на простую и системную. Простой тайм-менеджмент – это планы на день, неделю, максимум месяц. Записали мероприятия в ежедневник, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи и т.д. Ближайшее время у вас в общих чертах спланировано. Системный тайм-менеджмент – это система долгосрочных целей. Есть главные цели вашей жизни, есть долгосрочные – на пять-десять лет, есть цели на год. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца, приближает вас к этим крупным и далеким целям.

Представьте, что вы идете ночью по лесу и хотите выйти из него в город. Простой тайм-менеджмент – это фонарик. В яму не свалитесь, тропинку метров на двадцать видно, идете уверенно. Но плутать так с фонариком по лесу можно очень долго. Системный тайм-менеджмент – это огни города, которые видно из леса. И видя эти огни, вы к ним пойдете даже без фонарика и из леса выберетесь.

Это не два противоположных варианта организации времени. Системный тайм-менеджмент включает в себя простой, он больше, шире. Даже если город видно из леса, с фонариком идти все равно удобнее.

Наверное, оптимальный вариант – начать с простого тайм-менеджмента. Это даст вам большую эффективность, меньшую усталость, привычку к самоорганизации. И при этом можно постепенно вводить тайм-менеджмент системный. И он уже приведет к большим достижениям, осмысленности, цельности жизни и балансу всех ее сторон.

Корпоративный тайм-менеджмент

Чтобы все приведенные выше элементы заработали не выборочно, а повсеместно, руководители внедряют в компании корпоративный ТМ. Как уже было сказано выше, когда мы собираем группу эффективных сотрудников, они не всегда эффективно работают в команде. И ключ к этой самой командной игре – выработка общих правил. Было бы глупо, если бы каждый игрок в футбольной команде играл по своим правилам, а судья судил по своим. Так вот, на футбольном поле это смотрится смешно. А в 80% компаний именно так играют сотрудники. Каждый старается завладеть мячом и идет самым коротким путем к победе. Самым коротким – с его личной точки зрения. А руководитель, как судья, требует совершенно другого. Секрет командной игры – общие правила. В компаниях их называют стандартами. А если взять часть стандартов, касающихся эффективной работы, то получаются стандарты тайм-менеджмента.

За каждым стандартом стоит конкретное требование, описание, критерии выполнения и, самое главное, программа обучения. Ведь описать стандарт – это 10% успеха, 90% – обучить людей следовать ему и выработать новую привычку.

Зачем стандарты? Почему недостаточно просто персонального ТМ? Дело в том, что персональный ТМ во многом зависит от индивидуальных особенностей, вкусов, предпочтений и т.д. Корпоративный тайм-менеджмент требует наиболее приемлемого стандарта не с точки зрения конкретного индивида (сотрудника или руководителя), а с точки зрения решения общей задачи. Если стандарт ускоряет групповую работу, он применим. Таким образом, ТМ-стандарты в компании – это единая система координат, в которой работает персонал. Как в физике выработана международная система измерений (СИ), так и в корпоративной культуре требуются общие метрики, согласно которым мы взаимодействуем при каждодневной работе. Вот, собственно, и вся кухня.

Александр Горбачев,
генеральный директор Consulting Group Time-M
«Менеджмент роста» №3 (09)

Читайте также:

• Рождение, бурление, автономия и контроль
• Как шкаф с кризисом боролся
• Как подобрать форму для персонала?