Статьи

Документооборот – сапоги-скороходы современного бизнеса

Быть успешным и стабильным в бизнесе с каждым годом становится сложнее. Для опытных предпринимателей это утверждение стало аксиомой, не требующей доказательств, для новичков - ежедневная деятельность не замедлит предоставить необходимые тому подтверждения. Основная причина существования этой проблемы – пресловутый НТП, да-да, научно-технический прогресс, на передовой которого, практически в гордом одиночестве, «блистают» информационные технологии. Отсюда следует появление высоких требований к процессу ведения бизнеса и принятия решений. Главное требование для выживания современного предприятия в условиях конкурентной борьбы выражается тезисом – «соответствовать моменту».

Позволю себе лирическое отступление на эту тему словами из книги «Алиса в Зазеркалье» английского писателя и философа Льюиса Кэрролла, который, как и многие другие талантливые люди, раскрывает в своих произведениях нестареющие истины. Не берусь цитировать фразу дословно, но ее глубокую мысль постараюсь не исказить, выразив своими словами: «когда просто бежишь - ты лишь остаешься на том же месте; для того, чтобы куда-то попасть надо бежать вдвое быстрее».

И вот, чтобы «бежать вдвое быстрее» в последнее время вырос спрос на систему организации и автоматизации документооборота. Однако, как количество публикаций о программном продукте не всегда являются прямым отражением количества установленных копий, так и интерес к проблеме выказываемый прессой показывает скорее остроту проблемы, а не степень ее разрешения. По-этому для системного и содержательного изложения мысли давайте для начала вразумительно сформулируем потребность в данной области и разберемся в том, что собственно является объектом автоматизации при внедрении системы документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности. Можно было бы по другому трактовать термин “документооборот”, если бы была возможность найти аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному “документообороту” в западном компьютерном словаре не имеется. В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином “документооборот” и западными терминами:

• DMS (Document Management Systems) – Архивы документов;
  
• DocFlow системы или системы маршрутизации документов;
  
• и наконец, довольно часто в качестве систем документооборота предстают WorkFlow системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес-процессов».

• повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
  
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
  
• создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);
  
• электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);
  
• обеспечение надежности учета и хранения документов;
  
• организация эффективной защиты информации.

• эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
  
• мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту файла и т. д.);
  
• контроль выполнение работ, инициируемых документами и заданиями; удобство настройки системы уведомлений и напоминаний, которая поможет руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовывать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации.
  
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
  
• долговременное хранение документов организации;
  
• разграничение прав доступа сотрудников к информации.
  
• поддержку работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления, что позволяет организовывать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами.
  
• конфиденциальность работы с документами всех сотрудников, распределение прав доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации или возможность формирования в системе пользовательских ролей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
  
• гибкий, доступный предметному специалисту механизм проектирования маршрутов документов, поручений, заданий, т.е. настройки бизнес-процессов.

1. определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в Интернет.
   
2. определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.
   
3. обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться.
   
4. выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании.
   
5. проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать.
   
6. не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс автоматизации организации может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Ольга Шава,
консультант по управленческим технологиям ГК «ИНТАЛЕВ»

Читайте также:

• Рождение, бурление, автономия и контроль
• Как шкаф с кризисом боролся
• Как подобрать форму для персонала?