Новости

17.10.2011     В VII Форуме Административных директоров приняли участие более 60 специалистов по административно-хозяйственной деятельности.

Москва - 13 октября 2011г. - VII Форум Административных директоров успешно прошел 12 октября 2011 в Москве, организатором Форума выступила компания AHConferences. Актуальные вопросы организации эффективной работы современного офиса и сферу ответственности административного директора в компании собрались обсудить более 60 специалистов из различных сфер бизнеса. Форум прошел в формате интересных и живых дискуссий. Вниманию участников были представлены успешные практические кейсы специалистов по административно-хозяйственной деятельности по работе транспортного отдела, организации документооборота командировок, выбора расположения офиса и оптимальной рассадки сотрудников. Прозвучали также и экспертные доклады поставщиков услуг на актуальные темы – по организации корпоративного питания, о тонкостях арендных отношений с собственниками офисных площадей, по операционному лизингу, альтернативные варианты размещения офиса, по организации эффективного документооборота в компании, и, в целом, по управлению эффективностью в административной сфере.

В работе Форума приняли участие представители компаний DHL, ARVAL BNP Paribas, ЖАСО, Sodexo, CB Richard Ellis, PwC, Simplex Group, Тоталь разведка и разработка Россия, ООО «Инвар», ООО «Трансойл», Акрихин, AstraZeneka, ЭР-Телеком, Мортон, Фортум, Ренессанс страхование, OTTO Group Russia, НОВАТЭК, Северсталь и многих других.

Спонсорами Форума выступили компании: Делис Архив, Loftice, ARVAL BNP Paribas Group.
Компания Комус – участник выставочной части мероприятия - провела среди участников Форума розыгрыш призов. Победители розыгрыша - Елена Нечваленко (Quelle) и Юлия Кузнецова (Офис Солюшнз) – стали обладателями подарочных сертификатов.

Работу Форума открыла специальная секция Знакомства участников, во время которой все участники смогли не только представиться аудитории, но и обозначить актуальные для них вопросы.

Татьяна Орлова, генеральный директор Loftice, рассказала собравшимся, об управлении эффективностью в административной сфере: «К основным источникам эффективности мы относим оптимизацию затрат, применение автоматизации, использование аутсорсинга, а также повышение прозрачности и качества процессов поддержки. При этом передавать на аутсорсинг можно сложные проекты,по которым внутри компании экспертиза недостаточна. А также проекты, затратные по времени, где необходим четкий процесс и непрерывность. Существует уже некая традиция по передаче на аутсорсинг клининга, организации деловых поездок, доставке корреспонденции, эксплуатации офиса и управления транспортом. Однако стоит подумать и над тем, что на аутсорсинг можно передать административную поддержку и проектное управление поиском офиса, реконструкцией и переездом». Г-жа Орлова пошагово рассказала, из чего строится на аутсорсе проектное управление переездом и административной поддержкой, а также выделила основные преимущества, среди которых организованный под потребности клиента процесс, непрерывность сервиса, полная подготовка и управление персоналом на объекте, внесение изменений в текущем режиме, оценка работы в соответствии с KPI.

Эффективному документообороту был посвящен доклад Дениса Авдюшина, генерального директора Делис Альянс. В докладе рассматривались системы бумажного и электронного документооборота, создание корпоративного архива, внедрение регламентов по формированию и хранению документов, технологии оптимизации бумажного документооборота: «Преимущества внедрения комплексной системы эффективного документооборота можно разделить на 4 группы. Прежде всего, стоит выделить повышение продуктивности и прозрачности работы персонала. Комплексная система снижает уровень издержек, обеспечивает экономическую и информационную безопасность, регламентирует работу с документами, обеспечивает преемственность». На данный момент 90% всех документов компании составляет бумажный документооборот, доля электронного составляет не более 10%. У каждого из них есть свои минусы и плюсы, и для каждого Делис Альянс предлагает свои эффективные решения: архивные сейфы и электронные системы учета.

Не в первый раз в Форуме Административных директоров принимал участие Павел Волков, административный директор DHL. Его доклад был также связан с документооборотом, однако акцент был сделан на организации документооборота командировок и особенностях его ведения в крупной транснациональной компании. Некоторое время назад ситуация с документооборотом командировок в компании осложнялась цепочкой из визовых и трэвел-агентств, участием большого числа координаторов внутри компании, задержкой в оплате счетов агентствам и рядом других факторов. В итоге было применено решение с участием Travel Management Company, схему работы которого г-н Волков подробно изложил в своем выступлении: «Плюсы данного решения очевидны, они заключаются в исключении из процесса оформления командировок координаторов, в уменьшении количества ошибок при занесении затрат по кост-центрам, что влечет за собой уменьшение работы отдела оплаты счетов и списания. А также в полной прозрачности и соблюдении трэвел политики. У Travel Management Company есть уверенность в том, что все заказанные поездки будут оплачены в срок и в полном объеме. В то время как ранее существовала задержка в оплате счетов агентствам, что влекло за собой приостановку в выписке билетов».

На актуальный вопрос «Как правильно выбрать офис и оптимально разместить в нем сотрудников?» ответил в своем выступлении Дмитрий Коптельцев (портал AHORUS.ru). Г-н Коптельцев изложил пошаговую инструкцию для административно-хозяйственного специалиста по процессу выбора, выделил ключевые параметры поиска: район города, класс здания, количество необходимой площади, расход электричества на квадратный метр, представил матрицу основных требований к офису. Отдельно стоит остановиться на основных ошибках в расстановке мебели и организации офисного пространства, к ним относятся многоуровневые коридоры, нерационально расставленные кабинеты, отдельно стоящие рабочие места. Выход в том, чтобы делать 1 ровный коридор и размещать в ряд не более 3-х рабочих мест. Это обеспечит рациональное использование площади офиса и максимальное количество рабочих мест.

Одним из интереснейших по содержанию и стилю исполнения слушатели признали доклад Александра Дубровского, административного менеджера из Каргилл Энтерпрайзис, об опыте организации работы транспортного отдела. С 2009 по 2011 год общий парк легковых автомобилей компании увеличился со 135 до 160, а количество профессиональных штатных водителей удалось сократить в Тульской области и Краснодаре в 2 раза, а в Москве полностью вывести водителей из штата. «Сокращение числа штатных водителей устраняет затраты на услуги медработников, сокращает затраты на транспортные средства и сопутствующие расходы, снижает количество конфликтных ситуаций, устраняет проблему переработки». Идеальный вариант, по мнению г-на Дубровского, когда все автомобили компании будут находится в лизинге с услугой аутсорсинга, персональные водители также на аутсорсе, доставкой грузов и документов занимаются курьерские компании, перевозка сотрудников делегирована такси.


Актуальной и дискуссионной теме операционного лизинга был посвящен доклад Алексея Куликова (ARVAL), современная модель аутсорсинга была в центре внимания: «На аутсорс могут быть отданы неключевые и некритичные бизнес-функции компании, такие как уборка помещений, кейтиринг, охрана, курьерские услуги. Риск при передаче на аутсорс этих функций минимален и организационные изменения незначительны. Как правило, в компаниях «на сторону» отдается транспорт, доставка корреспонденции и логистика, по-прежнему в России не популярен аутсорсинг автопарка». Однако, передача стороннему провайдеру этой бизнес-функции, по опыту компании ARVAL дает ряд преимуществ: снижение затрат, экономия времени, сокращение рисков, более эффективное использование собственных ресурсов, оптимизация бизнес-процессов и повышение эффективности, ориентация на ключевом бизнесе, использование корпоративного автопарка в качестве инструмента для развития собственного бизнеса. Компания-провайдер берет на себя закупку автомобилей, финансирование автопарка, управление топливом, управление штрафами, аренду автомобилей, перемещение автомобилей в другие регионы, продажу автомобилей. Полезными для слушателей стали практические советы по выбору провайдера.

В завершающей части организатор VII Форума Административных директоров, компания AHConferences, вручила Дипломы делегатам и докладчикам – победителям номинаций. Приятным сюрпризом для номинантов стали подарочные сертификаты от партнеров Форума – компаний Sodexo и Комус.

В номинации «Лучшая презентация» победил Гайк Папоян (CB Richard Ellis). Вадим Красильников, административный директор компании Фортум (г. Челябинск) был признан самым активным участником VII Форума и автором самого интересного вопроса. В номинации «Самый преданный участник Форумов Административных директоров» победила Елена Михайловская, административный директор компании AstraZeneka, принимавшая участие в форуме уже в 4-й раз. Самым активным докладчиком Форумов Административных директоров стал Павел Волков, административный директор DHL, выступивший на форуме уже в 5-й раз.

Участники отметили высокий уровень организации и интересное содержание Форума.


Компания AHConferences благодарит всех участников и партнеров VII Форума Административных директоров и выражает надежду на продолжение и расширение успешного взаимовыгодного сотрудничества.