Статьи

Организуем ивенты в других городах и странах

Но для начала несколько слов об актуальности нашей сегодняшней темы и об актуальности специальных мероприятий упомянутого типа, в целом. Очень часто компания сталкивается с задачей, когда требуется провести такой ивент, но от проекта отказываются, так как на первый взгляд может показаться, что невозможно осуществить всю необходимую работу эффективно. Однако, с другой стороны, если знать обо всех подводных камнях, заранее приготовиться к решению стандартных проблем, то подобное мероприятие будет проведено не менее эффективно, чем аналогичное "невыездное".

Общие моменты

Итак, самая распространенная и одновременно одна из самых серьезных проблем для компании, организующей специальное мероприятие в другом городе или в другой стране, - это проблема взаимодействия с подрядчиками. Корни этой проблемы очевидны: мы приходим со своим проектом в совершенно незнакомый город, не имея при том никакой информационной базы касательно тех компаний, которые могут помочь нам в решении тех или иных вопросов, связанных с организацией специального мероприятия.

Светлана Владимирова, генеральный директор группы компаний "МедиаПартнер": "Специальные мероприятия – как экзотическая кухня: сам по себе сложный и трудоемкий процесс. Если рекламодателю в подрядчики достался “двоечник”, тогда полный “the end” - вне зависимости от географии мероприятия. Поэтому нам стоит говорить не о сложностях при проведении события в других городах и странах. Речь идет скорее о межрегиональной и национальной специфике ивентов. Как правило, межрегиональные ивенты охватывают одновременно несколько городов - плотность населения не сопоставима со столичной, да и каналы коммуникации не так развиты. Логистика, работа с персоналом в условиях неравномерности отечественного пространства и удаленности городов друг от друга довольно специфичны: в некоторые города промо-персонал и баннеры для площадки приходится забрасывать чуть ли не с парашютом".

Приведем классический пример проваленного ивента как раз по причине обозначенной выше проблемы. Лично автор настоящего материала стал свидетелем отмены очень перспективного специального мероприятия, когда все сроки были нарушены исключительно из-за того, что компания-организатор очень долго выбирала подрядчиков по ряду ключевых позиций (кейтеринг, площадка для проведения и транспорт). Там имела место быть ошибка не самой компании-организатора (то есть, ее руководства), а конкретных людей, отвечавших за работу с подрядчиками, однако подобных проблем вообще можно было избежать.

Секрет успеха в решении именно этой проблемы кроется на самой первой, подготовительной стадии, или даже еще чуть раньше. Еще во время принятия решения, проводить или нет специальное мероприятие в другом городе, компания должна иметь максимально полную информацию о ситуации с подрядчиками в этом городе. Иными словами, мы должны четко представлять себе, возможно ли вообще в имеющейся ситуации провести эффективное и правильное специальное мероприятие. Такой анализ позволит отказаться нам от заведомо провального проекта или же заранее оптимизировать ресурсы так, чтобы они соответствовали имеющейся ситуации, в рамках которой придется работать.

Юлия Холманова, компания "RosEvent": "При подготовке проектов в регионах или в других странах необходимо учитывать следующие факторы. Во-первых, чёткая постановка задачи: на этапе подготовки необходимо очень чётко и правильно описать задачу, которая ставится перед компанией-подрядчиком, выполняющей ряд необходимых работ. Во-вторых, контроль: каждый этап должен контролироваться для достижения желаемого результата. В-третьих, квалификация привлекаемых подрядчиков: необходимо тщательно выбирать региональных подрядчиков. Только изучив список их клиентов и партнеров, и получив рекомендации, можно начинать работу с ними. И, наконец, в-четвертых, техническое обеспечение: нехватка технического оборудования, при экстремальной ситуации (поломка необходимого оборудования) технический инструмент невозможно заменить".

Следующий общий момент практически для всех ивентов описываемого, "выездного" типа, - это проблемы координации. Здесь сразу приведем пример: при организации таких специальных мероприятий нам в любом случае потребуется командировать часть наших сотрудников в том городе, где проводится ивент, и уже здесь могут быть сразу нарушены взаимосвязи, как между какими-то конкретными специалистами внутри компании-организатора, так и между целыми отделами. К примеру, несвоевременное информирование бухгалтерии о сумме, необходимой для производства раздаточных материалов, может оставить специальное мероприятие вовсе без "раздатки".

Что может стать причиной упомянутого несвоевременного информирования, которое приведено как одна из потенциальных проблем? Все просто: многие вещи куда сложнее координировать на значительном расстоянии. Выход один: четкое планирование всех шагов еще на подготовительной стадии, когда все специалисты, отвечающие за проект, могут собраться в одной комнате и обсудить каждый свой последующий шаг.

Последний общий момент, о котором пойдет речь, связан с верным распределением работ, которые будут организованы на месте проведения специального мероприятия и которые будут осуществлены в городе, в котором базируется наша компания. Иными словами, необходимо разобраться, что точно придется делать уже "на выезде", а что проще и выгоднее сделать в родном компании городе и затем доставить на ивент. Практика знает множество успешных решений, когда для пользы проекту приходилось везти даже оборудование или раздаточные материалы, - важно найти баланс, подходящий в данной конкретной ситуации.

Иногородние ивенты

Теперь остановимся на нескольких специфичных моментах, связанных с планированием и проведением исключительно иногородних специальных мероприятий, однако сразу добавим, что часть из них актуальна и в рамках организации ивентов иностранных, о которых чуть ниже. Что же касается упомянутых моментов, то первый из них - это условия для работы наших специалистов, занимающихся проектом (ряд экспертов может употребить здесь термин "быт"). Во-первых, ясно, что бюджет каждого без исключения ивента не резиновый, однако быт наших сотрудников, работающих "на выезде", это не та область, где стоит сильно экономить. В то же время все должно быть разумно, без перегибов в ту или иную сторону (слишком "виайпи" условия также могут оказать негативный эффект на конечный результат по понятным причинам).

Светлана Владимирова: "Для проведения межрегиональных ивентов в других городах существует несколько вариантов: центральный офис клиента сотрудничает напрямую с множеством подрядчиков во всех регионах, клиент работает с одним агентством, которое либо распределяет бюджет среди партнеров в каждом городе, либо работает в регионах самостоятельно. По опыту нашей компании могу сказать, что третий вариант – наиболее оптимальный, потому что позволяет снижать издержки и дает возможность оперативного реагирования в непредвиденных ситуациях".

Кроме того, тут нельзя не отметить такой вид иногородних специальных мероприятий, как так называемые "областные" ивенты. Сразу же приведем характерный пример: некая компания, базирующаяся в одной из региональных столиц, решила провести специальное мероприятие в области. Номера в гостинице для сотрудников было решено не снимать, так как до места проведения можно было доехать на машине чуть больше, чем за 3 часа, и именно это стало причиной серьезных проблем. Люди, занимавшиеся организацией проекта, проводили ежедневно в дороге по 6-7 часов, что, разумеется, не могло не сказаться на качестве проекта.

Светлана Владимирова: "Основная особенность проектов межрегионального или национального уровня заключена в необходимости адаптации events под масштабы и ментальные особенности конкретной территории. Кампания по продвижению известного западного автомобильного бренда с позиционированием “для мужчин” провалилась в нашей стране, потому что маленький автомобиль у нас воспринимается исключительно как женский вид транспорта. Что уж говорить о регионах – каждая отечественная территория как отдельная страна со своими ценностями. Вспомним, гей-парад в Москве получил общественный отпор, а в Екатеринбурге он прошел “на ура”. В одних регионах для анонсирования события эффективнее использовать Интернет-ресурсы, а в других городах - межличностные каналы коммуникации. Где-то эффективна наружная реклама, а где-то печатные СМИ. Но формат работы с прессой может разниться от города к городу".

Еще один момент, о котором необходимо упомянуть, напрямую связан с целевой аудиторией нашего специального мероприятия и косвенно с его продвижением и разработкой контента для него. Да, целевая аудитория какого-то одного отдельно взятого проекта на бумаге остается всегда одной и той же вне зависимости от города, в котором ивент проводится. Однако, как показывает практика, может существовать десяток тонкостей, диктуемых местом проведения мероприятия, которые желательно учитывать как при продвижении проекта, так и при работе с аудиторией или при формировании контента. Например, какие-то "сленговые" выражения или названия общественных мест: лично автор настоящего материала был свидетелем грамотной работы ведущего ивента, когда тот быстро расположил к себе аудиторию, просто упомянув несколько значимых в городе мест, назвав их так, как принято называть их среди горожан.

Иностранные ивенты

Что же касается "выездных" специальных мероприятий, которые проводятся не просто в другом городе, но и вовсе в другой стране, то тут на первый план выходит язык. Другими словами, делая каждый шаг при планировании подобного ивента, мы должны постоянно вспоминать, что люди вокруг будут говорить на другом языке. Самые распространенные случаи ивент-активности за рубежом, - это, пожалуй, участия различных компаний во всевозможных международных выставках и конференциях. Именно из этой области и приведем наглядный пример того, как "языковой" момент может стать реальной проблемой для успешного результата нашего проекта.

Одна компания довольно долго готовилась к участию в некоей заграничной выставке, на нее были отправлены исключительно лучшие сотрудники во главе с одним из заместителей директора. Языком страны, где проводилось специальное мероприятие (английским), он владел очень слабо, но его, с другой стороны, и не предполагалось ставить на стенд. Однако в один момент получилось так, что он там оказался, и как раз в это время к стенду подошел какой-то журналист. Понятно, что у упомянутого заместителя директора пообщаться с журналистом не получилось, что, разумеется, затем было отмечено в статье журналиста, который, к слову, представлял довольно статусное индустриальное издание, причем мировое.

Последний момент, о котором пойдет речь в настоящем материале, - это внимание к законодательству той страны, куда мы планируем отправиться с нашим ивент-проектом или просто ивент-активностью любого рода, причем внимание детальное. Итогом же невнимания может оказаться, что угодно, начиная от проблем на таможне и заканчивая конфликтами со служителями правопорядка. В качестве наглядного примера: сегодня во многих странах Европы действуют очень серьезные законодательные запреты на курение в общественных местах, непонимание которых у наших сотрудников может доставить проекту массу неприятностей.

А в заключение нам остается добавить, что, не смотря на множество новых, специфичных сложностей при проведении, "выездные" ивенты остаются одним из эффективнейших инструментов для соответствующих ситуаций. Ключ к успеху - ясное представление о том, что организация специального мероприятия описываемого типа может существенно отличаться от организации аналогичного в городе, где базируется наша компания, а также учет специфики таких проектов на каждом этапе работ.

Анатолий Крысов

Читайте также:

• Традиции празднования Нового года
• В чем пойти на банкет? Дресс-код
• Как организовать корпоративный праздник на 8 марта?