 |
|
Статьи
Special events за границей
Международные выставки, конференции и вообще любые специальные мероприятия заграницей многими считаются новым шагом в развитии компании, и с этим, пожалуй, не поспоришь. С их помощью мы можем не только проверить экспортный потенциал наших товаров и услуг, но также почерпнуть много нового о рынке в целом и о последних индустриальных трендах в частности. Плюс еще добрая сотня мелочей, которые невозможно получить, развиваясь лишь локально. Однако участие в подобных special events всегда сопряжено с рядом специфичных трудностей, о которых мы даже не подозреваем, участвуя лишь в мероприятиях внутри страны. Именно об этих трудностях и методиках их преодоления и пойдет речь в сегодняшней статье.
Перед тем как начать, добавлю пару слов о форме материала. Она не случайно выбрана тезисной - такова суть темы. Если говорить по большому счету, то участие в заграничных мероприятиях очень похоже на любую другую деятельность, связанную со special events: те же планирование, оценка, взаимодействие с прессой и аудиторией, - но к уже известному комплексу действий прибавляются тонкости, которые вызваны "заграничным" характером работы. Поэтому в данной статье я обозначу эти моменты и подскажу, как с ними лучше всего справляться.
Наша осведомленность - это способ сохранить нервы и деньги. Если ситуация в индустрии на местном уровне более-менее ясна каждому игроку, то с международным уровнем все, как правило, обстоит несколько сложнее. Собираясь в командировку, мы должны четко понимать, что за special events нам предстоит, какова его аудитория, репутация, и какие задачи мы можем с его помощью решить. Чтобы не потратиться на никому не нужное мероприятие, необходимо тщательно следить за тем, что происходит в индустрии за рубежом, а также при рассмотрении возможности участия узнать у организаторов о компаниях, которые планируют заявиться и других деталях.
Если на местных специальных мероприятиях мы можем где-то затянуть с бронированием и оплатой участия, то с заграничными events такой номер не пройдет, ведь мы выбираем исключительно популярные и самые актуальные проекты, на которые участники зачастую выстраиваются в очередь. Согласно мнениям различных экспертов, бронировать участие в таких ситуациях следует за 6-12 месяцев до открытия. Кстати, многие организаторы действительно масштабных special events сегодня имеют представителей во многих странах, в том числе и России, посему эту деталь также стоит проверить.
Этот момент всегда является одной из самых больших головных болей для компаний, принимающих участие в заграничных мероприятиях (по большей части, в выставках). Строго не рекомендуется здесь полностью полагаться на собственные силы, если только в компании нет специализированного отдела, отвечающего за международные перевозки. В остальных случаях лучше всего обратиться в транспортную фирму. Кроме того, многие организаторы подобных мероприятий предоставляют своим участникам помощь в перевозке и согласовании всех официальных вопросов.
В этом пункте я, прежде всего, имею в виду соответствие нашей продукции и услуг стандартам той страны, в которой проводится специальное мероприятие. Разумеется, такая проверка понадобится далеко не всегда, но иметь в виду ее стоит. Второе - оценка конкурентоспособности нашего предложения на фоне других предложений на мероприятии. Это очень важно, ибо порой лучше не делать, чем делать плохо. Особенно когда речь идет об участии в заграничных special events, сопряженном с высокими затратами.
Стоимость участия в заграничных мероприятиях может варьироваться очень сильно. Однако нужно всегда подходить к разработке бюджета на проект максимально реалистично. В данном случае я говорю о том, что нам полезно учитывать каждую незначительную деталь. Когда же все сделано, то стоит заложить в бюджет дополнительные 25% на непредвиденные расходы, которые обязательно появятся. Самое важное - не допустить как недооценки проекта, так и его переоценки. Напоследок добавлю о необходимости учитывать и обменные курсы валют, и общую ценовую ситуацию в стране, куда мы собираемся, и специфику расчетов в ней.
Под этот аспект я отведу больше всего места в материале, ибо при успешном выполнении всех технических задач мы все равно рискуем проиграть, если не подойти к вопросам коммуникации должным образом. Во-первых, обязательно наличие переводчика, причем, как говорится, native-born или, другими словами, носителем языка. Как бы хорошо мы не знали иностранные языки, многие тонкости все равно ускользают от нас, если мы, конечно, не живем в этой стране уже давно. Носитель языка всегда пригодится в суматохе специального мероприятия, так как он улавливает все упомянутые тонкости на автомате.
Во-вторых, нам все же придется общаться с посетителями и другими участниками без переводчика хотя бы на английском языке, если мы хотим добиться ощутимого результата. Делать это следует максимально просто. Проблемы в общении начинаются, когда мы пробуем использовать в своей речи иноязычные слэнг, акронимы, идиомы и устоявшиеся метафоры. То есть мы либо ошибемся, либо в ответ получим такой набор непонятных выражений, что уже не сможем продолжить беседу на достойном уровне.
И, наконец, в-третьих, стоит учиться использовать и понимать язык тела, а также иметь в виду культурные особенности страны, в которой проходит special event, и стран, из которых приехали остальные участники. К примеру, французы любят говорить "нет", но иметь в виду "может быть", и наоборот. Многие азиаты вообще не скажут "нет" напрямую; они скорее ответят "это сложно" или "я подумаю". А "да" у них в большинстве случаев будет означать "я понимаю, о чем вы говорите", а отнюдь не согласие с предложением.
Многие международные мероприятия - это действительно серьезные проекты, нацеленные, в первую очередь, на продажи, а не на простое знакомство. Именно поэтому там очень активно работают менеджеры высшего звена, а не простые сотрудники отдела продаж. Разумеется, им нужно общаться с людьми своего уровня, поэтому нам не стоит посылать на такой special event пару координаторов проектов и специалиста по связям с общественностью. Лучший вариант - это исполнительный директор или начальники ведущих отделов. Наши потенциальные партнеры должны видеть, что мы уделяем мероприятию точно такое же внимание, какое и они.
Понятно, что без него никуда; он на международных и заграничных мероприятиях выступает в роли некоего бизнес-паспорта. Самый очевидный нюанс тут - это язык, на котором написан текст: он должен быть, как минимум, английским. Следующий момент - качество печати и дизайна. Конечно, в нашей стране оно уже находится на очень высоком уровне, но многие компании по-прежнему предпочитают экономить. В рамках заграничных special events этого делать не стоит. Также имеет смысл разработать и напечатать специальные визитные карточки для подобных проектов.
Люди, представляющие нашу компанию на заграничных мероприятиях, должны иметь почти идеальную подготовку и максимально глубокое знание предмета. Более того, они должны не просто продавать наши товары и услуги, а строить партнерские взаимоотношения. Обращать внимание в данном вопросе стоит на все от приветствия до работы с презентацией. Чуть выше я уже говорил о необходимости понимания культурных различий; это в полной мере относится и к нашему персоналу: любая мелочь тут может обернуться провалом.
На этом моменте я, пожалуй, закончу. В статье мы рассказали о многих аспектах участия в заграничных специальных мероприятиях, но, на самом деле, их больше. Очень кстати здесь придется опыт как профессионалов, так и других компаний, которые уже давно работают в данном направлении. Самое важное - понимать разницу между участием в местных special events и заграничных, причем касается она, в первую очередь, организации проекта: большую часть времени мы удалены от места проведения, что накладывает определенные ограничения на наши действия. Однако не стоит бояться таких возможностей: все проблемы давно изучены и вполне решаемы.
Анатолий Крысов
24.11.2006
Источник:
eventmarket.ru
Читайте также:
Все статьи раздела "Корпоративные мероприятия, организация праздников"
|
|
|
