Здравствуйте!
Вы попали в отраслевое маркетинговое агентство officemart.ru, охватывающее все аспекты обеспечения современного офиса необходимыми товарами и услугами.

Мы предоставляем не только актуальную информацию по всем направлениям жизнедеятельности офисного бизнеса, но и маркетинговые услуги как агентство, входящее в состав группы «Текарт».

Наша специализация: товары и услуги для офиса.

Если перед вами стоят задачи по стратегии продвижения вашего бизнеса, увеличению продаж, поиск новых партнеров и многое другое, мы решим любую поставленную задачу, являясь экспертом в данной области.

Предварительный запрос

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Все разделы Officemart (64)
Главная | Карта сайта | Разместить рекламу | Конкурсы | О проекте | Рассылка | Помощь | Регистрация | Вход
Справочно-аналитический ресурс обеспечения офиса
Презентации, конференции, семинары / Организация конференций и семинаров
Главная >> Организация конференций и семинаров >> Статьи >> Подготовка и проведение пресс-конференции
Для нас важно ваше мнение. Стань экспертом!




Статьи


Подготовка и проведение пресс-конференции

Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.

Подготовка и проведение пресс-конференцииПодготовка

1. Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.

На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется концепция мероприятия. При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.

Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!

Подготовка и проведение пресс-конференции2. Подготовка основных документов пресс-конференции:

  • Сценарий (где будут прописаны основные идеи),
  • Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария).
  • Пресс-релиз акции и анонс пресс-конференции.
Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
  • Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны).
  • Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих» и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам).
Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!

3. Анонсы.

В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум 2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера, занимающегося аккредитацией. Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию.

Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия!

4. Техническое оснащение.

Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев, наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).

Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю, за 1 день – контрольная проверка. В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю вы успеете заказать все в другом месте. В этом пункте (почему-то получается именно так) следует также помнить об организации фуршета.

Подготовка и проведение пресс-конференции5. Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки.

Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 5 дней.

Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.).

Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 1 день.

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):
  • текст анонса, который высылался (желательно),
  • пресс-релиз по теме пресс-конференции,
  • анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
  • цифры и факты (по необходимости),
  • список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
  • дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
  • визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
  • программа пресс-конференции,
  • ручка, блокнот, сувениры.

Подготовка и проведение пресс-конференции6. Распределение функций.

В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т.д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров). Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное – «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени! Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах.

Рекомендуемый срок: за 1 день.

7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы.

Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза.

Подготовка и проведение пресс-конференции8. Репетиция пресс-конференции.

У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить!

Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.

Проведение
  1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.
  2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.
  3. Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).
  4. Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.

Подготовка и проведение пресс-конференцииПодведение итогов
  1. После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
  2. Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
  3. Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.
  4. Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.
Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих задач:
  • максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
  • создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
  • безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
  • освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

Автор: Ольга Костюк

15.11.2007
Источник: EventMarket.ru


Читайте также:

 Все статьи раздела "Организация конференций и семинаров"


ВХОД В КАБИНЕТ
Логин:
Пароль:
 

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Я забыл пароль Регистрация
Всего в этом разделе:
      53 компании

Презентации, конференции, семинары / Организация конференций и семинаров

Archive.Officemart.ru - Архив OfficeMart.Ru за 2000-2005 г.г. (Канцелярские и офисные товары).
© 2000 - 2021 OfficeMart.ru – проект маркетинговой группы "Текарт".
За достоверность информации, размещенной абонентами, портал OfficeMart.Ru ответственности не несет.
Веб-дизайн, разработка сайта, продвижение сайта - Текарт
Все замечания, предложения и пожелания отправляйте по адресу manager@officemart.ru, по телефону (495) 790-75-91 или ICQ: 442880368.
Политика в отношении обработки персональных данных


Рейтинг@Mail.ru
Стань экспертом!