Статьи

Структура спроса на конференц-залы

Крупномасштабные деловые мероприятия

Главной задачей, стоящей перед организаторами крупномасштабных деловых мероприятий, обычно является поиск подходящего по размеру помещения.

Наиболее часто организаторами крупномасштабных мероприятий становятся организаторы отраслевых или тематических конференций, всероссийских форумов специалистов или руководителей, профессиональных съездов. Периодичность подобных мероприятий обычно составляет 1, максимум 2 раза в год. Перед арендодателями стоит задача обеспечения конференц-залов всем необходимым техническим оборудованием, мебелью, связью. Кроме того, организаторы мероприятия нередко готовы воспользоваться и другими услугами: обеспечение участников канцелярскими товарами, питанием, минеральной водой, одноразовой посудой, телефонной, факсимильной, электронной связью, услугами гардероба, и даже концертно-развлекательной или экскурсионной программой. Арендодатели, целенаправленно развивающие направление бизнес-аренды, формируют конференц-пакеты, в той или иной степени включающие все виды возможных услуг.

В среднем, до 50% участников крупных деловых мероприятий являются представители из регионов и из-за рубежа. Практически все они становятся постояльцами гостиницы, предоставившей конференц-зал.


Среднечисленные деловые мероприятия

Конференц-залы площадью от 50 до 300-350 м2 чаще всего используются под тематические конференции и съезды регионального масштаба, под проведение “круглых столов” и массовых презентаций новых услуг или интеллектуальных продуктов, а также как дополнительные залы для работы по секциям крупного форума. Периодичность мероприятий такого рода редко превышает 2-4 раза в год, поэтому, как и в случае крупномасштабных мероприятий, арендодатели должны обеспечить все необходимое техническое оборудование и пакет услуг для участников. Количество участников обычно находится в пределах от 40 до 150 человек.


Малочисленные деловые мероприятия

Существует достаточно широкая аудитория потребителей небольших помещений бизнес-класса, рассчитанных на 10-40 человек. Кроме организаторов выездных деловых встреч и переговоров, к ним относятся московские тренинговые компании, регулярно проводящие занятия, тренинги и семинары. 35-45% участников подобных мероприятий составляют региональные слушатели. С этой точки зрения проведение семинара на территории гостиницы особенно актуально.

Так как проведение семинаров и тренингов является основной деятельностью обучающих компаний, в большинстве случаев они имеют в своем распоряжении все необходимое техническое оборудование. От арендодателей требуется мебель (стулья, реже – столы) и возможность организации бизнес-ланчей и кофе-брейков.


Статусные деловые общественные мероприятия

Чаще всего вопрос о поддержке статусности волнует организаторов крупных международных конгрессов, межрегиональных отраслевых конференций, профессиональных и тематических форумов. Имиджевую задачу им приходится решать одновременно с подбором залов больших площадей (реже – верхнего уровня средних, т.е. от 100 человек). Вопрос экономии средств здесь отходит на задний план, тем более, что в большинстве случаев участие в таком мероприятии является платным, а умелые организаторы всегда находят желающих проспонсировать мероприятие либо с точки зрения собственного имиджа, либо в надежде громко заявить о себе потенциальным клиентам.

Второй группой, для которых важен статус места проведения мероприятия, являются организаторы презентаций новых продуктов, разработок отрасли / компании широкой общественности. Например, консультанты в области IT-технологий, специализирующиеся на внедрении программных продуктов. Количество участников встречи редко превышает 50-100 человек, так что наиболее подходящими становятся средние по размеру залы. Персонально приглашая (в большинстве случаев абсолютно бесплатно) потенциальных клиентов на презентацию, организаторы первостепенное внимание уделяют антуражу и атмосфере его проведения. Так как все затраты по аренде и дополнительным бизнес-услугам они вынуждены взять на себя, вопрос об экономии стоит здесь на втором месте после статусности. Кроме того, учитывая, что время проведения презентации обычно укладывается в 4-5 часов (реже 1 полный день), становится важным расположение отеля в черте города, оптимально – в центре.


Экономичное проведение деловых мероприятий

Вопрос экономичности проведения мероприятия и снижения затрат на аренду, чаще всего наиболее остро стоит перед тренинговыми компаниями. Аренда помещений для них является одной из наиболее весомых статей затрат в общей структуре расходов на проведение семинаров или тренингов. Статус места проведения обычно не играет особо значимой роли (за исключением семинаров для владельцев или генеральных директоров крупных компаний-клиентов). Поэтому среди основных характеристик помещения идет низкая (или средняя) арендная ставка, экономичный конференц-пакет и близкое расположение от станций метрополитена (максимум 1-12 минут пешком). Наиболее “ходовая” площадь помещений 30…60 м2. Иногда к данной категории мероприятий примыкают более многочисленные (до 100-150 человек) отраслевые конференции.

Читайте также:

• Виды деловых мероприятий
• Подготовка и проведение пресс-конференции
• Обзор рынка организации конференций