Статьи

Обзор рынка организации конференций

Поскольку организация деловых мероприятий собственными силами требует ощутимых затрат времени и человеческих ресурсов, большинство крупных компаний предпочитает обращаться к опытным подрядчикам. При этом появляется уверенность в хорошем результате и четком соблюдении сроков, к тому же собственные ресурсы компании остаются свободными для основной деятельности.

Основная задача организаторов специального события - подобрать помещение, создать комфортную атмосферу, соответствующую формату и целям делового мероприятия.
Организация конференций – услуга, сертифицированная по ИСО-9001. Сертификатом установлен Перечень услуг, входящий в комплексную услугу “Организация конференций”:

Согласно общепринятым нормам проведения деловых мероприятий, на одного участника при самом “тесном” размещении (тип ”театр”), должно приходиться не менее 1.2-1.5 м2 с учетом выделения необходимой площади на проходы между рядами, вдоль рядов, входы и выходы из зала, президиум. ”Уплотнение” посадки до 1 м2 на человека (даже 0.9 м2) теоретически возможно, но приведет к явному психологическому и даже физическому дискомфорту участников мероприятия.

1. Разработка договора и составление сметы.
2. Разработка заявок, информационных листов и т.п.
3. * Предоставление конференц-залов.
4. Прием заявок от участников конференции и гарантированное бронирование номеров в гостиницах со скидками до 40%.
5. Предоставление визовой поддержки для иностранных участников.
6. Предоставление авиа и ЖД билетов на международные и внутренние рейсы.
7. Предоставление услуг автомобильного транспорта любых категорий для встреч/проводов участников конференции в аэропортах и на вокзалах.
8. ** Предоставление любых технических средств и аудио/видео аппаратуры.
9. Предоставление услуг синхронного перевода.
10. Организация питания, в том числе и выездного, организация приемов, банкетов, фуршетов.
11. Проведение любых взаиморасчетов за дополнительные услуги, не входящие в смету на организацию конференции.
12. Менеджмент мероприятия, включая обустройство информационных стоек, регистрацию и подтверждение проездных документов и пр.
13. Предоставление культурно-развлекательных и экскурсионных программ.
14. *** Иные услуги, необходимые при организации конференции.

* Стержневая услуга - подбор и аренда помещения (конференц-зал, переговорная комната и т.п.), в том числе помещения для международного мероприятия, поиск и аренда нестандартных мест для проведения мероприятий, например, музеев и выставочных залов, теплоходов или шатров, крыши небоскреба или роскошного зала старинной усадьбы.

Правильный подбор помещения очень важен, от него зависит успех всего мероприятия в целом. Зал должен соответствовать теме обсуждения, быть достаточно просторным, чтобы свободно принять необходимое количество участников, и допускать возможность небольшого фуршета или кофе-брейка поблизости. Здание, в котором находится конференц-зал, и окружающее его пространство должны соответствовать уровню мероприятия.

Большая часть гостиниц 4-5*** разработала так называемые “конференц-пакеты” - комплексные услуги по проведению деловых мероприятий. Обычно они включают в себя аренду необходимого оборудования (флипчарты, проекторы, микрофоны и т.п.) и канцелярские товары, а также организацию питания участников (кофе-брейки, бизнес-ланчи). Таким образом, гостиницы снимают с организаторов мероприятия значительную часть забот и получают гарантированный дополнительный доход.

Для деловых мероприятий в зависимости от их типа сожно использовать залы несколько конфигураций: для конференций, форумов и съездов подходит размещение по схеме “театр“; для семинаров, презентаций и тренингов - “театр“ и “класс“; для деловых переговоров и встреч - “кабинет“.

** Оборудование. Профессиональный зал обычно оборудован экраном и проектором, компьютером, междугородной, факсимильной и конференц-связью. Гостиницы в большинстве случаев сдают в аренду конференц-залы и переговорные комнаты с необходимой мебелью (столы, стулья) и минимальным техническим оборудованием (экран, флипчарт, микрофон).

Проектор чаще всего предоставляется в аренду за отдельную плату, так же как и дополнительное оборудование помещения: DVD, плазменная панель, магнитно-маркерная доска, запасные блоки бумаги для флипчарта, лазерные указки, доступ в интернет, записывающие устройства, аудио и видео аппаратура, оборудование для синхронного перевода/проведения телемостов и прочее.

При необходимости арендатор может взять дополнительное оборудование напрокат как у владельца помещения, так и у подрядчика-организатора, а также воспользоваться собственным.

*** Иные услуги, необходимые при организации конференции, включают: