Здравствуйте!
Вы попали в отраслевое маркетинговое агентство officemart.ru, охватывающее все аспекты обеспечения современного офиса необходимыми товарами и услугами.

Мы предоставляем не только актуальную информацию по всем направлениям жизнедеятельности офисного бизнеса, но и маркетинговые услуги как агентство, входящее в состав группы «Текарт».

Наша специализация: товары и услуги для офиса.

Если перед вами стоят задачи по стратегии продвижения вашего бизнеса, увеличению продаж, поиск новых партнеров и многое другое, мы решим любую поставленную задачу, являясь экспертом в данной области.

Предварительный запрос

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Все разделы Officemart (64)
Главная | Карта сайта | Разместить рекламу | Конкурсы | О проекте | Рассылка | Помощь | Регистрация | Вход
Справочно-аналитический ресурс обеспечения офиса
Канцелярские и офисные товары / Оргтехника, расходные материалы
Главная >> Оргтехника, расходные материалы >> Статьи >> Бумажные деньги
Для нас важно ваше мнение. Стань экспертом!




Статьи


Бумажные деньги

Скорее всего, ни одна компания не разорится на офисной печати. Это было б уж чересчур. Но вот прилично сэкономить на «бумажной информатике» очень даже можно. «Бизнес-журнал» попытался выяснить, что для этого следует сделать.

В беседе с корреспондентом «Бизнес-журнала» сотрудница одной из столичных компаний весело заметила: «Бумажная промышленность работает хорошо, так зачем же экономить?» Что же, показательная реакция на вопрос о применяемых в российском бизнесе способах контроля над «печатным станком». Бумагу в офис все мы до сих пор заказываем по необходимости. И не пачками, а целыми коробками. И лишь когда растущие расходы переходят все разумные пределы, спохватываемся: батюшки святы, это сколько же денег улетает на ветер!

— Когда мы посчитали, сколько уходит бумаги в месяц, то ужаснулись, — вспоминает начальник отдела финансового мониторинга компании «Рэйс-Коммуникейшн» Юлия Щербак. — Оказалось, в среднем около 70 коробок! Пришлось поставить этот процесс на строгий контроль.

Что значит «строгий контроль»? Отныне в компании вся бумага хранится под замком, а принтеры «заряжает» только секретарь. Глупости? Как сказать. Выяснилось, что даже такие нехитрые меры могут возыметь свое действие: расход бумаги немедленно снизился в три раза. А это, как ни крути, около 50 тысяч рублей экономии.

Впрочем, вводить еще более строгие меры контроля в «Рэйс-Коммуникейшн» не стали, хотя идеи были разные. В том числе — ограничить круг лиц, имеющих доступ к принтерам, и нормировать количество распечатываемых документов. «Мы все-таки работаем с проектной документацией, — говорит Юлия Щербак, — так что печатать приходится много. А значит, каждый раз бегать за разрешением было бы уж совсем неудобно».

Навешивать амбарный замок на каждое печатающее устройство в офисе или приставлять к нему специального человека и правда не стоит. Тем более что есть другие — куда менее радикальные, зато весьма эффективные — методы снижения издержек на печать.

Как сэкономить на офисной печати

  • Ликвидировать бесконтрольный доступ сотрудников к бумаге;
  • использовать программное обеспечение, отслеживающее нагрузку на принтеры, генерируемую каждым сотрудником. Довести информацию о введении системы контроля до коллектива;
  • примерно наказать одного сотрудника, использующего офисные устройства не по назначению;
  • локализовать доступ к цветным устройствам. Установить черно-белые драйверы цветных принтеров на компьютеры сотрудников, в обязанности которых не входит печать документов в цвете;
  • использовать режим двусторонней печати и картриджи повышенной емкости;
  • задействовать режим экономичной печати для распечатки рядовых документов;
  • использовать перезаправленные картриджи (исключительно в недорогих принтерах);
  • приобретать печатающие устройства, характеристики которых соответствуют реальной нагрузке.
  • В расход

    Один из все более распространенных технологических приемов — использование функции двусторонней и буклетной печати, а также тонер-картриджей повышенной емкости. Директор департамента сервисной поддержки российского отделения Brother Николай Тавген уверен, что эти небольшие хитрости помогают ощутимо снизить расходы на печать.

    Другой совет предлагает менеджер по бизнес-продуктам московского представительства компании Epson Europe B.V. Артем Титов. Если задействовать возможность экономичной печати, которая вполне подойдет для большинства случаев, не требующих чудес полиграфии, то экономия на тонере может составить 70% для черно-белой печати и 50% — для цветной. Иными словами, вместо того чтобы использовать десять картриджей в месяц, можно обойтись тремя-пятью, что при средней стоимости картриджа в три тысячи рублей позволит сэкономить 10—15 тысяч.

    Одним из самых популярных способов экономии на печати до недавнего времени оставалась банальная перезаправка использованных картриджей. Качество печати несколько снижалось, зато экономия вроде бы оказывалась ощутимой. До тех, впрочем, пор, пока не приходилось ремонтировать или менять вышедшее из строя печатающее устройство.

    Производители оборудования относятся к такой практике резко отрицательно: продажа оригинальных расходных материалов — это их хлеб, который они вовсе не собираются терять. К тому же многое зависит и от профессионализма заправщика.

    «Одни вскрывают картриджи так, что все торчит наружу и высыпается. Другие делают это более аккуратно, — говорит Владислав Дмитренко, технолог компании "Джест“. — К тому же решение об использовании перезаправленных картриджей зависит от конкретной модели принтера. А еще точнее — от стоимости аппарата. Как известно, дорогой автомобиль не следует заправлять „паленым“ топливом и ремонтировать в соседнем гараже. Точно так же картриджи для устройств, цена которых составляет более десяти тысяч долларов, перезаправлять не стоит».

    Так есть ли смысл использовать перезаправленные картриджи? Владислав Дмитренко советует исходить из фактических объемов: «У нас есть клиент, который печатает на одном принтере в год три тысячи листов. Значит, он сможет сэкономить тысячу рублей в год на расходных материалах, используя перезаправленные картриджи. А есть другой клиент, который печатает на одном принтере 10 миллионов отпечатков в месяц и расходует 200 картриджей. В такой ситуации перезаправка позволяет экономить уже 500 тысяч рублей в месяц». Впрочем, следует помнить об одной очень важной мелочи: если некоторые производители закрывают глаза на использование «обновленных» картриджей, то другие на этом основании могут отказать в гарантийном обслуживании принтера.

    Рабочая лошадка

    Почему рассмотрение возможностей экономии на офисной печати мы начали «с конца» — с расходных материалов, а не с самих печатающих устройств? Все дело в том, что суммарная стоимость владения устройством (TCO, Total Cost of Ownership) складывается из стоимости самого аппарата, «расходников», сервисного обслуживания и запчастей. Статистика показывает, что в большинстве случаев именно на бумагу и картриджи приходится львиная доля издержек за все время «жизни» принтера или многофункционального устройства.

    Правда, баланс в каждом конкретном случае зависит от класса устройства. «Для настольных аппаратов при высокой интенсивности печати, — напоминает Артем Титов из Epson, — стоимость владения может в 10 и более раз превышать первоначальную цену устройства. Если же устройство ориентировано на обслуживание больших рабочих групп (при вдвое большей интенсивности печати), она едва ли превысит его стоимость».

    Что же касается самих принтеров или многофункциональных офисных устройств, то правильно выбранный агрегат вполне способен принести компании изрядную экономию. Причем не только сегодня, но и в будущем. «В первую очередь, — рекомендует Титов, — нужно выбирать устройства, исходя из конкретных потребностей офиса, как по объему печати, так и по дополнительным функциям. Кроме того, полезно учитывать задачи, которые могут возникнуть в ближайшем будущем. И уверенно можно утверждать: профессиональное устройство, как правило, оказывается более экономичным и надежным, чем принтер, разработанный с прицелом на домашнее использование».

    Свежая струя

    Принято считать, что естественная среда обитания струйных принтеров — дом, но уж никак не бизнес. До сих пор доминирующее положение в офисах занимают лазерные устройства, решительно превосходящие своих струйных собратьев по скорости печати, да и более экономичные. Но главное, все преимущества струйных принтеров — высокое качество изображений и возможность использования широкого спектра носителей вплоть до фотобумаги — мгновенно тускнеют, стоит только вспомнить о преобладании черно-белых документов, используемых в компаниях. Вот почему все уверены, что «струйник», используемый для ежедневной печати документов, — подход крайне непрофессиональный и даже вредный. Однако в Epson решили скорректировать имидж струйной печати: недавно компания выпустила два новых принтера, относящихся к линейке Business Inkjet: B-300 и B-500DN.

    Оба устройства по своим характеристикам превосходят не только другие струйные, но и лазерные принтеры. Скорость печати (как цветной, так и черно-белой) составляет 37 страниц в минуту в черновом режиме и 33 — в обычном, а рекомендованная ежемесячная нагрузка составляет до 20 тысяч отпечатков. Кроме того, по данным производителя, поставляемых в комплекте картриджей хватит для печати 8 000 (B-500DN) и 3 000 (B-300) страниц.

    И все же главное — стоимость отпечатков: цветные документы наконец-то стали дешевле, чем черно-белые отпечатки лазерных принтеров. Средняя цена отпечатка типичного монохромного лазерного принтера составляет сегодня чуть больше одного рубля, тогда как при использовании новых принтеров Epson стоимость составит менее рубля за лист цветного документа и всего 25 копеек — в режиме черно-белой печати. Компания адресует устройства B-300 и B-500DN прежде всего предприятиям малого и среднего бизнеса. Оба аппарата подключаются к компьютеру через интерфейс USB 2.0, а старшая модель, кроме того, комплектуется модулем двусторонней печати и встроенной сетевой картой.



    Иными словами, покупать печатающее устройство стоит с некоторым «запасом прочности». В противном случае компания, в которой объем печати начинает существенно расти, рискует столкнуться с необходимостью покупки нового принтера, рассчитанного на большие нагрузки, или постоянно будет вынуждена ремонтировать оборудование, не выдерживающее подобных нагрузок.

    Правда, «исходить из конкретных потребностей офиса» следует все-таки с известной осторожностью. Ведь сценарии работы с устройством у каждого пользователя могут быть свои. «Для того чтобы правильно оценить реальные потребности компании в печати определенного объема документов, важно понимать, как этот объем распределяется во времени, — поясняет Роман Вераксич, менеджер по развитию категории лазерных многофункциональных устройств HP Россия. — Одно дело — равномерное распределение во времени, другое — периодически возникающие пики».

    В первом случае есть все резоны ориентироваться на рекомендованную производителем ежемесячную нагрузку (впрочем, далеко не все производители указывают такую информацию в документации, поскольку с точки зрения маркетинга реальная работоспособность устройства может помешать продажам). Во втором — следует иметь в виду максимальный ежемесячный объем, который в том числе характеризует способность устройства работать с той или иной пиковой нагрузкой. Последнее обстоятельство важно для всех компаний: в период сдачи квартальной или годовой отчетности бухгалтерия может нагрузить принтер так, что из него разве что дым не пойдет.

    Как рассчитать «среднюю нагрузку»? В качестве базового параметра в процессе выбора принтера полезно принимать значения, в несколько раз более низкие, чем те, что производители указывают в качестве максимальных. Постоянно работать на «максимальных оборотах» не может ни один принтер. Сломается.

    Цвет офиса

    Использовать ли в повседневной офисной жизни цветную печать — или нет? С одной стороны, в цвете документы начинают выглядеть совсем иначе. С другой — для большинства задач вполне достаточно печати монохромной. К тому же стоимость цветного отпечатка до сих пор намного выше, чем обычного черно-белого.

    В течение последних нескольких лет производители офисного оборудования активно агитируют бизнес переходить на цветную офисную печать. «Цветные отпечатки стоят дороже, чем черно-белые, однако эффект от диаграмм, схем и презентаций, отпечатанных в цвете, может оказаться намного выше», — говорит менеджер по маркетингу розничных продуктов российского офиса компании Hewlett-Packard Вячеслав Иващенко.

    С этим действительно не поспоришь. В итоге многие компании, пусть и не в качестве «рабочих лошадок», начинают использовать цветные печатные устройства. Впрочем, на практике главный вопрос состоит вовсе не в целесообразности применения цветной печати, а в том, как управлять доступом сотрудников к таким устройствам.

    Опыт показывает: появление цветных принтеров в компаниях неминуемо приводит к попыткам в массовом порядке распечатывать документы, совершенно не относящиеся к бизнесу. В лотках выдачи таких устройств мгновенно обнаруживаются рефераты с картинками, любительские фотографии и прочие изображения, мало связанные с отправлением сотрудниками своих служебных обязанностей.

    Но и с этой напастью можно эффективно бороться. Причем не только суровыми административными методами, запретами и публичными порками провинившихся. Самый простой способ, который предлагает Артем Титов (Epson), — ограничить доступ пользователей, используя бесплатно поставляемые черно-белые драйверы для цветных принтеров. Есть и более гибкие решения.

    — Epson предлагает программу Net Job Tracker, которая позволяет отследить, кто, сколько, когда и как печатал, используя тот или иной принтер, — говорит Титов. — С помощью этой программы можно создавать автоматические отчеты, задавать ограничения на печать (в том числе и цветную), а также реализовать массу других функций сетевого администрирования. В результате компания экономит время, повышается удобство работы сетевых администраторов, а затраты на печать снижаются.

    Технических и организационных средств, позволяющих оптимизировать расходы на офисную печать, сегодня предостаточно. Проблема в другом. До сих пор в тысячах российских компаний никто даже не пытался учитывать такие расходы, не говоря уже об их оптимизации.

    Может быть, пора подсчитать?

    Денис Волков
    "Бизнес-журнал" №10 от 20 Мая 2008 года

    26.06.2008
    Источник: Бизнес-журнал


    Читайте также:

     Все статьи раздела "Оргтехника, расходные материалы"


    ВХОД В КАБИНЕТ
    Логин:
    Пароль:
     

    Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

    Я забыл пароль Регистрация
    Всего в этом разделе:
          232 компании

    Канцелярские и офисные товары / Оргтехника, расходные материалы

    Archive.Officemart.ru - Архив OfficeMart.Ru за 2000-2005 г.г. (Канцелярские и офисные товары).
    © 2000 - 2021 OfficeMart.ru – проект маркетинговой группы "Текарт".
    За достоверность информации, размещенной абонентами, портал OfficeMart.Ru ответственности не несет.
    Веб-дизайн, разработка сайта, продвижение сайта - Текарт
    Все замечания, предложения и пожелания отправляйте по адресу manager@officemart.ru, по телефону (495) 790-75-91 или ICQ: 442880368.
    Политика в отношении обработки персональных данных


    Рейтинг@Mail.ru
    Стань экспертом!