Здравствуйте!
Вы попали в отраслевое маркетинговое агентство officemart.ru, охватывающее все аспекты обеспечения современного офиса необходимыми товарами и услугами.

Мы предоставляем не только актуальную информацию по всем направлениям жизнедеятельности офисного бизнеса, но и маркетинговые услуги как агентство, входящее в состав группы «Текарт».

Наша специализация: товары и услуги для офиса.

Если перед вами стоят задачи по стратегии продвижения вашего бизнеса, увеличению продаж, поиск новых партнеров и многое другое, мы решим любую поставленную задачу, являясь экспертом в данной области.

Предварительный запрос

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Все разделы Officemart (64)
Главная | Карта сайта | Разместить рекламу | Конкурсы | О проекте | Рассылка | Помощь | Регистрация | Вход
Справочно-аналитический ресурс обеспечения офиса
Канцелярские и офисные товары / Канцелярские товары
Главная >> Канцелярские товары >> Статьи >> Собрать и сохранить
Для нас важно ваше мнение. Стань экспертом!




Статьи


Собрать и сохранить

Закон предписывает компаниям обязательства по хранению деловой документации на определённые сроки, а текущая корреспонденция должна находиться под рукой в случае необходимости. Поэтому хорошо организованный архив должен обеспечивать сохранность документов и возможность несложного доступа к ним в любой момент.

В повседневной реальности архив должен представлять из себя квинтэссенцию предусмотрительности и порядка. На самом деле, ни одна компания, вне зависимости от сферы деятельности не может обойтись в работе без архивации в той или иной форме. И в связи с великим разнообразием требований компаний к сохранению рабочей документации способы и механизмы архивации также имеют множество вариаций.

Документ меняет кожу?

Технические возможности для надежного и безопасного хранения информации претерпели революционные изменения после вступления человечества в эру ЭВМ и высоких технологий. Однако, даже в современном мире стопроцентно автоматизированный архив, полностью базирующийся на электронной системе обработки данных, скорее исключение, чем правило. Парадоксально, но наряду с развитием систем безбумажного документооборота доля бумажных документов также увеличивается с темпами, сравнимыми со скоростью роста потока электронной информации. Оно и понятно: электронный образ невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать и привычно передать из рук в руки. Бумагу легче хранить, идентифицировать, труднее изменить юридически верно оформленный текст, оперативно и бесследно избавиться от него. Кроме того, сроки хранения традиционного документа уже апробированы, а электронные носители требуют новых испытаний. Есть и другие проблемы, главные из которых сложность и дороговизна установки и обучения электронных архивных программ.

Вот почему сейчас наиболее оптимальной схемой является симбиоз традиционных бумажных носителей информации и компьютера. Несмотря на технический прогресс, в многочисленных мелких и средних по размеру компаниях, а тем более в учёбе и личных целях, различные папки до сих пор являются самым любимым средством хранения документов и корреспонденции.

Хранить вечно

Классическая модель папки-регистратора – конструкция из обложки из плотного картона серо-чёрного цвета, часто называемого «мраморным», с незамысловатой белой этикеткой на корешке, скрывающая внутри скрепляющий механизм, который сам по себе представляет довольно сложное техническое устройство, заслужившее в своё время патент. Папка-регистратор в её современном облике была придумана вместе с дыроколом 1886 году изобретателем из Бонна Фридрихом Зённеккеном. Усовершенствованием изобретения занимались штутгартская компания Leitz Луиса Лейца и компания Elba Эриха Краута из Вупперталя.

Вскоре после того, как папки завоевали популярность и устойчивое положение на рынке, производители офисной мебели в погоне за требованиями рынка были вынуждены изменить конструкции и параметры своих столов и шкафов, чтобы сделать их удобными для хранения этих самых папок! Не важно, открытая ли это полка, архивный шкаф, контейнер на роликах или стенной шкаф – информация о количестве вмещаемых папок стандартных размеров (50 мм и 75-80 мм) является сегодня необходимым компонентом паспорта продукта.

Вариации на заданную тему

Папки для архивации должны обладать способностью вмещать значительно больший объём листов, чем папки для повседневных документов, обращение к которым происходит регулярно. Таким образом, для этого больше подходят папки-регистраторы с арочной механикой, папки на кольцах с широким корешком, мощные скоросшиватели с пружинным механизмом и специальные архивные короба, а для оперативной документации удобно использовать подвесные папки, скоросшиватели, папки с клипом, папки на кольцах с более узким корешком, файловые папки.

Подвиды систем архивации

Информация, которая хранится в архивах компании, подразделяется на оперативную и длительного хранения. Соответственно, и системы архивации дкелятся на соответствующие виды. В группу для длительного хранения большого объёма документов, обращение к которым происходит эпизодически, входят самые близкие к первоначальному понятию архива инструменты:

  • архивные папки, короба, боксы: папки обычно формата А4, изготовленные их картона, для хранения документов с перфорацией и без. Могут закрываться по принципу коробки, а также с помощью кнопок и завязок. Последние, кстати, особенно популярны в России, вероятно, сказывается многолетняя привычка к такого типа папкам во времена СССР.
  • архивные ящики: служат для системного хранения и транспортировки названных выше типов папок. Изготавливаются из картона и выглядят весьма скромно: главное в этих товарах - не декоративность, а функциональность и невысокая стоимость. Размер ящика подбирается исходя из размеров папок и обычно рассчитан на 5-6 папок с шириной корешка 75-80 мм.
Пожалуй, самые популярные в каждом офисе представители системы архивации – товары для хранения оперативной информации, требующейся в работе регулярно. К ним относятся:
  • папки с арочным механизмом. Для использования этой папки документы необходимо перфорировать.
  • папки пластиковые (на кольцах, скоросшиватели, папки с прижимом, клипом, папки с клапанами и др).:
  • и, наконец, последняя условная группа систем архивации – все виды папок, лотков и прочих изобретений, которые помогают нам усмирять ворох повседневных бумажных документов.
Главное назначение этих инструментов - помочь быстро систематизировать информацию в нужном нам порядке, отметить приоритетные задачи, обеспечить доступ к необходимым документам и их лёгкий поиск. Основные представители этого подвида - подвесные папки с тележками и боксами, папки с разделителями, лотки для бумаг, вертикальные накопители. Также в деле систематизации и быстрого поиска нужной информации чрезвычайно удобны разноцветные клейкие закладки, которые были изобретены американской компанией 3М.

Кто на новенького?

Не смотря на довольно представительный рынок товаров для архивации, новые разработки этой серии товаров появляются с завидной регулярностью. Вот наиболее интересные варианты:
  • Подвесные папки для архива с мульти-маркировкой – новая вариация на тему подвесных папок. Поиск нужной информации облегчают специально продуманные цвета, цифровой код и алфавит одновременно. (Иллюстрация архива с мульти-маркировкой).
  • Отличное решение для экономии места - вращающаяся система дисплейного типа, располагающаяся на третьем уровне рабочего пространства, даёт свободный обзор и доступ ко всем папкам без потери рабочей поверхности.

По материалам журнала Office Magazine

07.11.2008
Источник: www.officemagazine.ru


Описание журнала "Office Magazine "

Читайте также:

 Все статьи раздела "Канцелярские товары"


ВХОД В КАБИНЕТ
Логин:
Пароль:
 

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Я забыл пароль Регистрация
Всего в этом разделе:
      354 компании

Канцелярские и офисные товары / Канцелярские товары

Archive.Officemart.ru - Архив OfficeMart.Ru за 2000-2005 г.г. (Канцелярские и офисные товары).
© 2000 - 2021 OfficeMart.ru – проект маркетинговой группы "Текарт".
За достоверность информации, размещенной абонентами, портал OfficeMart.Ru ответственности не несет.
Веб-дизайн, разработка сайта, продвижение сайта - Текарт
Все замечания, предложения и пожелания отправляйте по адресу manager@officemart.ru, по телефону (495) 790-75-91 или ICQ: 442880368.
Политика в отношении обработки персональных данных


Рейтинг@Mail.ru
Стань экспертом!