Статьи

Организация собственного архива

Деятельность любой компании или предпринимателя со временем обрастает огромным количеством документов. Несмотря на это, законодательство не позволяет их просто выбросить, как только бумаги начнут вываливаться из шкафов. А значит, самое время задуматься о создании собственного архива.

Немного о сроках

Согласно пункту 1 статьи 17 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ минимальный срок хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности составляет 5 лет. При этом рабочий план счетов БУ, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов установлены разделом 4.1 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее – Перечень). В частности, фирмы обязаны хранить:

1. первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.), - 5 лет. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы хранят до вынесения окончательного решения (п. 150 Перечня);
   
2. документы (акты, сведения, переписку) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет (п. 151 Перечня);
   
3. лицевые счета работников - 75 лет (п. 153 Перечня);
   
4. документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет (п. 155 Перечня);
   
5. документы об амортизационных отчислениях - 5 лет (п. 167 Перечня). К ним относятся акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка.

К. Волошин,
эксперт «Федерального агентства финансовой информации»

Читайте также:

• Офисная мебель в бухгалтерском учете
• Аутсорсинг в сфере бухгалтерских услуг.
• Бухгалтерские услуги и аудит. Основные понятия.