Здравствуйте!
Вы попали в отраслевое маркетинговое агентство officemart.ru, охватывающее все аспекты обеспечения современного офиса необходимыми товарами и услугами.

Мы предоставляем не только актуальную информацию по всем направлениям жизнедеятельности офисного бизнеса, но и маркетинговые услуги как агентство, входящее в состав группы «Текарт».

Наша специализация: товары и услуги для офиса.

Если перед вами стоят задачи по стратегии продвижения вашего бизнеса, увеличению продаж, поиск новых партнеров и многое другое, мы решим любую поставленную задачу, являясь экспертом в данной области.

Предварительный запрос

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Все разделы Officemart (64)
Главная | Карта сайта | Разместить рекламу | Конкурсы | О проекте | Рассылка | Помощь | Регистрация | Вход
Справочно-аналитический ресурс обеспечения офиса
Кадры / Тренинги
Главная >> Тренинги >> Статьи >> Бойся Вышнего, не пиши лишнего
Для нас важно ваше мнение. Стань экспертом!




Статьи


Бойся Вышнего, не пиши лишнего

Человек и газетаТем из нас, кому приходилось писать деловые письма, известно, что это процесс творческий и весьма деликатный. Пишущий деловое письмо зачастую испытывает муки творчества сродни поэту или писателю. Но есть и те, кому кажется, что нет ничего проще, чем написать обычное деловое письмо. Создавая свои "шедевры", эти авторы порой ставят под сомнение имидж компании, будущее проектов, а иногда и свою собственную карьеру.

Что написано пером…

А также распечатано на принтере или отправлено адресату с помощью электронных средств связи – это уже свершившийся факт.

При личной встрече можно увидеть реакцию собеседника на ваши слова и, в случае необходимости, уточнить что-то, внести ясность. Если же общение происходит в виде переписки, реакцию партнера на ваши высказывания вы не видите. А она может быть совсем не той, которую вы ожидаете.

Поэтому стоит очень хорошо продумать высказывания, грамотно и четко сформулировать свои мысли. И, согласитесь, в этом есть определенное преимущество переписки перед личной беседой, когда нет возможности долго обдумывать каждую фразу.

Итак, мысль вы сформулировали. Постарайтесь изложить ее кратко и понятно. Не стоит "растекаться мыслию по древу" – вы же не поэму пишете. Девиз "краткость – сестра таланта" при написании делового письма более чем уместен. Излагая информацию лаконично и понятно, вы сможете не только показать свою компетентность в вопросе и точность, но и проявить уважение к партнеру по переписке, не отняв у него много времени на изучение вашего письма.

Вежливость

Конечно же, это одно из самых главных условий успешной деловой переписки. В некоторых случаях можно позволить себе небольшое отступление (подчеркиваю – небольшое) от официально-делового стиля, а вот про вежливость никогда забывать не стоит. При этом следует уделить внимание не только самой форме обращения к адресату ("Уважаемый", "Господин" и т.п.), но и содержанию письма.

Например, не стоит начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах вы будете рады вернуться к вопросу.

Не стоит навязывать адресату желаемый исход вопроса, например: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру".

Не оперируйте формулировками типа "Предлагаю внимательно изучить". Этим вы намекаете адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность.

Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решения словами "срочно", "незамедлительно", "в более короткие сроки". Лучше воспользуйтесь этикетными формулами "Прошу Вас ответить до такого-то числа", "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении".

И уж совсем недопустимо оперировать такими формулировками, как "требую". Разве что за исключением случаев, когда отношения между вашими фирмами испорчены по причине неисполнения обязательств той стороны. Но и в такой ситуации нежелательно отходить от норм вежливости, ведь есть вероятность того, что своим доброжелательным отношением вы сумеете превратить оппонента в своего союзника.

Казнить нельзя помиловать

Итак, письмо написано. Готовы отправлять? Не спешите! Проверьте его на наличие ошибок. Ваша грамотность может сказать партнеру больше, чем заумно составленные фразы. И потом, всем известно, как даже одна неверно поставленная запятая может кардинально поменять весь смысл написанного.

Если у вас сложности с пунктуацией, хотя бы прочитайте письмо вслух, делая все смысловые паузы. Так легче будет расставить знаки препинания. И избегайте длинных предложений, лучше разбейте их на несколько коротких. В этом тоже есть проявление вежливости к вашему адресату.

В моей практике имел место случай, когда наш заказчик написал письмо с текстом длиной в половину страницы. И все это одним предложением. Мы потратили уйму времени на расшифровку этого послания. Не всегда стоит стремиться достичь виртуозности Льва Толстого, особенно, если с пунктуацией все далеко не так хорошо, как было у него.

С правописанием проще – многие ошибки сейчас за нас исправляет Word (который, кстати, тоже порой ошибается), а также можно посмотреть написание слова в словаре.

"Приятно познакомиться"

Постарайтесь, по возможности, познакомиться с партнером по деловой переписке. Это значительно облегчит взаимопонимание и поможет сгладить некоторые острые углы, которые иногда могут непреднамеренно возникнуть в процессе деловой переписки. Ведь все мы люди, и всем нам свойственны слабости. Могло быть плохое настроение или болела голова, и не получилось подобрать правильных слов… И неприятные эмоции у адресата не заставят себя долго ждать. А если вы знакомы, при телефонном разговоре можно как будто уточнить получение адресатом письма и, пользуясь моментом, вкратце изложить суть письма обычным, неофициальным языком. Тогда на не очень удачную формулировку в письме, скорее всего, он и не обратит внимания.

И, главное, пишите письма с душой. Да, да! В деловые письма ее тоже можно вложить. Ведь хорошо получается только то, что человек делает с душой!

Елена Тихонова

08.04.2008
Источник: e-perspektiva


Читайте также:

 Все статьи раздела "Тренинги"


ВХОД В КАБИНЕТ
Логин:
Пароль:
 

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Я забыл пароль Регистрация
Всего в этом разделе:
      105 компаний

Кадры / Тренинги

Archive.Officemart.ru - Архив OfficeMart.Ru за 2000-2005 г.г. (Канцелярские и офисные товары).
© 2000 - 2021 OfficeMart.ru – проект маркетинговой группы "Текарт".
За достоверность информации, размещенной абонентами, портал OfficeMart.Ru ответственности не несет.
Веб-дизайн, разработка сайта, продвижение сайта - Текарт
Все замечания, предложения и пожелания отправляйте по адресу manager@officemart.ru, по телефону (495) 790-75-91 или ICQ: 442880368.
Политика в отношении обработки персональных данных


Рейтинг@Mail.ru
Стань экспертом!