Здравствуйте!
Вы попали в отраслевое маркетинговое агентство officemart.ru, охватывающее все аспекты обеспечения современного офиса необходимыми товарами и услугами.

Мы предоставляем не только актуальную информацию по всем направлениям жизнедеятельности офисного бизнеса, но и маркетинговые услуги как агентство, входящее в состав группы «Текарт».

Наша специализация: товары и услуги для офиса.

Если перед вами стоят задачи по стратегии продвижения вашего бизнеса, увеличению продаж, поиск новых партнеров и многое другое, мы решим любую поставленную задачу, являясь экспертом в данной области.

Предварительный запрос

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Все разделы Officemart (64)
Главная | Карта сайта | Разместить рекламу | Конкурсы | О проекте | Рассылка | Помощь | Регистрация | Вход
Справочно-аналитический ресурс обеспечения офиса
Кадры / Тренинги
Главная >> Тренинги >> Статьи >> Бойся Вышнего, не пиши лишнего
Для нас важно ваше мнение. Стань экспертом!


Статьи


Бойся Вышнего, не пиши лишнего

Тем из нас, кому приходилось писать деловые письма, известно, что это процесс творческий и весьма деликатный. Пишущий деловое письмо зачастую испытывает муки творчества сродни поэту или писателю. Но есть и те, кому кажется, что нет ничего проще, чем написать обычное деловое письмо. Создавая свои "шедевры", эти авторы порой ставят под сомнение имидж компании, будущее проектов, а иногда и свою собственную карьеру.

Что написано пером…

А также распечатано на принтере или отправлено адресату с помощью электронных средств связи – это уже свершившийся факт.

При личной встрече можно увидеть реакцию собеседника на ваши слова и, в случае необходимости, уточнить что-то, внести ясность. Если же общение происходит в виде переписки, реакцию партнера на ваши высказывания вы не видите. А она может быть совсем не той, которую вы ожидаете.

Поэтому стоит очень хорошо продумать высказывания, грамотно и четко сформулировать свои мысли. И, согласитесь, в этом есть определенное преимущество переписки перед личной беседой, когда нет возможности долго обдумывать каждую фразу.

Итак, мысль вы сформулировали. Постарайтесь изложить ее кратко и понятно. Не стоит "растекаться мыслию по древу" – вы же не поэму пишете. Девиз "краткость – сестра таланта" при написании делового письма более чем уместен. Излагая информацию лаконично и понятно, вы сможете не только показать свою компетентность в вопросе и точность, но и проявить уважение к партнеру по переписке, не отняв у него много времени на изучение вашего письма.

Вежливость

Конечно же, это одно из самых главных условий успешной деловой переписки. В некоторых случаях можно позволить себе небольшое отступление (подчеркиваю – небольшое) от официально-делового стиля, а вот про вежливость никогда забывать не стоит. При этом следует уделить внимание не только самой форме обращения к адресату ("Уважаемый", "Господин" и т.п.), но и содержанию письма.

Например, не стоит начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах вы будете рады вернуться к вопросу.

Не стоит навязывать адресату желаемый исход вопроса, например: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру".

Не оперируйте формулировками типа "Предлагаю внимательно изучить". Этим вы намекаете адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность.

Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решения словами "срочно", "незамедлительно", "в более короткие сроки". Лучше воспользуйтесь этикетными формулами "Прошу Вас ответить до такого-то числа", "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении".

И уж совсем недопустимо оперировать такими формулировками, как "требую". Разве что за исключением случаев, когда отношения между вашими фирмами испорчены по причине неисполнения обязательств той стороны. Но и в такой ситуации нежелательно отходить от норм вежливости, ведь есть вероятность того, что своим доброжелательным отношением вы сумеете превратить оппонента в своего союзника.

Казнить нельзя помиловать

Итак, письмо написано. Готовы отправлять? Не спешите! Проверьте его на наличие ошибок. Ваша грамотность может сказать партнеру больше, чем заумно составленные фразы. И потом, всем известно, как даже одна неверно поставленная запятая может кардинально поменять весь смысл написанного.

Если у вас сложности с пунктуацией, хотя бы прочитайте письмо вслух, делая все смысловые паузы. Так легче будет расставить знаки препинания. И избегайте длинных предложений, лучше разбейте их на несколько коротких. В этом тоже есть проявление вежливости к вашему адресату.

В моей практике имел место случай, когда наш заказчик написал письмо с текстом длиной в половину страницы. И все это одним предложением. Мы потратили уйму времени на расшифровку этого послания. Не всегда стоит стремиться достичь виртуозности Льва Толстого, особенно, если с пунктуацией все далеко не так хорошо, как было у него.

С правописанием проще – многие ошибки сейчас за нас исправляет Word (который, кстати, тоже порой ошибается), а также можно посмотреть написание слова в словаре.

"Приятно познакомиться"

Постарайтесь, по возможности, познакомиться с партнером по деловой переписке. Это значительно облегчит взаимопонимание и поможет сгладить некоторые острые углы, которые иногда могут непреднамеренно возникнуть в процессе деловой переписки. Ведь все мы люди, и всем нам свойственны слабости. Могло быть плохое настроение или болела голова, и не получилось подобрать правильных слов… И неприятные эмоции у адресата не заставят себя долго ждать. А если вы знакомы, при телефонном разговоре можно как будто уточнить получение адресатом письма и, пользуясь моментом, вкратце изложить суть письма обычным, неофициальным языком. Тогда на не очень удачную формулировку в письме, скорее всего, он и не обратит внимания.

И, главное, пишите письма с душой. Да, да! В деловые письма ее тоже можно вложить. Ведь хорошо получается только то, что человек делает с душой!

Елена Тихонова

08.04.2008
Источник: e-perspektiva


Читайте также:

 Все статьи раздела "Тренинги"


ВХОД В КАБИНЕТ
Логин:
Пароль:
 

Отправляя данную форму, даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой в отношении обработки персональных данных.

Я забыл пароль Регистрация
Всего в этом разделе:
      102 компании

Кадры / Тренинги

Archive.Officemart.ru - Архив OfficeMart.Ru за 2000-2005 г.г. (Канцелярские и офисные товары).
© 2000 - 2025 OfficeMart.ru – проект маркетинговой группы "Текарт".
За достоверность информации, размещенной абонентами, портал OfficeMart.Ru ответственности не несет.
Веб-дизайн, разработка сайта, продвижение сайта - Текарт
Все замечания, предложения и пожелания отправляйте по адресу manager@officemart.ru, по телефону (495) 790-75-91 или ICQ: 442880368.
Политика в отношении обработки персональных данных


Рейтинг@Mail.ru
Стань экспертом!